开发比较复杂的企业多用户管理信息系统(MIS)，不可能不涉及到系统内多个用户之间的数据文件的流转、审批等功能的开发。由于企业的需求总是随着时间推移不断发生变化，加之各个企业内部所设置的办公流程不尽相同，一套通用性比较好的管理信息系统应该能让系统管理员自己定义公文转发的流程。
尽管笔者没有机会在已参与开发了的MIS中实现出文件转发流程自定义的功能，但是，早在2002年初就曾深入思考过这方面的设计。当时由于某些原因不能公开自己的设计思路，现在市面上已经有不少MIS产品提供这样的功能，笔者又已离职，所以是时候把我的设计思路整理出来，和大家分享。
首先，让我们分析需求，制定目标。
1)一般情况下，企业内的公文转发、审批是按部门或职位来转送，即对岗不对人。例如：某个流程的某个环节需要财务总监审批，日后财务总监换人，该流程应该不受影响。而且，流程中某个环节可能出现某个部门中的任何一人都能审批，或者需要该部门的所有人员共同审批。
2)流程中转送，审批的公文一般分为文件和表单2种格式。文件格式的公文应该支持批处理，即一次可以转发多个文件，审批时可以只退回其中某一个不合格的文件，其他的文件可以转送到下一个环节继续处理。表单格式的公文应该能让用户自己定义表单格式，确定表单中的表项。同理，表单也应该支持批处理。
3)流程中处理公文的动作应该能让用户自己定义。这样一旦日后增加了新的处理动作，也不用修改MIS系统的底层数据建模。当然，要实现新的处理动作，还是需要在业务逻辑层编写相应的代码，不过和修改底层数据建模比起来，工作量要少得多。
4)每个流程的环节数不一定相同，应该能让用户设定环节数，指定公文流转中每个环节的发送部门和接受部门，处理模式，最长等待时间。
5)当待处理的公文发出后，系统应该在等待时间中定期向该流程中下个环节的用户(们)发出通知，提醒该用户(们)及时处理，直至公文已被处理。如果超出最长等待时间，公文还未被用户(们)处理，此次流程处理失败。企业管理层可能会要求记录相关信息，以便在日后业务流程重组(BPR)时参考。
6)某些企业由于特殊原因，在某个流程中要求实现跨环节处理。例如，该流程有6步，执行到第二个环节时要求处理后可以跳过中间三个环节，直接转到最后一个环节等候处理。其实，这种情况下，并不一定要在技术层面上实现其灵活性，这种特例毕竟是少数。用户只需定义一个新流程，把上面流程的第1，2，6步复制加入进来，2个流程之间用流程名来区分即可。一个优秀的系统架构设计师应该充分利用现有的工具，不要什么都自行架设开发。
上面的需求对灵活性要求较高，抽象化程度较深，所以在表现层和业务逻辑层的开发量较大，初期投资较多，不过开发完毕后估计不需对底层数据库修改，即可满足日后不断变化的公文流转需求。如果不需要这么高的灵活性，可以按实际项目简化某些假设条件。下面按照上面的需求进行用例(use case)分析和数据建模。
1)由于流程环节的发送方和接受方是对岗不对人，我们应该先描画出整个企业的机构设置，确定每个部门的权利职责。其中大的部门内可能有若干子部门，每个子部门内又有不同职位，负责处理相应的事务。所以，可先建立一个树形关系的数据表来保存企业结构，然后，采用权限表和用户组相结合的方式来保存每个部门每个职位的职能。这块的设计思路见我之前发布的“浅谈数据库设计技巧(上)、(下)”，我在下面直接给出大致的数据表结构：
部门表(Department_table)
名称 类型 约束条件 说明
Dp_id int 无重复 类别标识，主键
Dp_name varchar(50) 不允许为空 类型名称，不允许重复
Dp_father int 不允许为空 该类别的父类别标识，如果是顶节点的话设定为某个唯一值
Dp_layer varchar(6) 限定3层,初始值为000000 类别的先序遍历，主要为减少检索数据库的次数
功能表(Function_table)
名称 类型 约束条件 说明
f_id int 无重复 功能标识，主键
f_name varchar(20) 不允许为空 功能名称，不允许重复
f_desc varchar(50) 允许为空 功能描述
用户组表(User_group)
名称 类型 约束条件 说明
group_id int 无重复 用户组标识，主键
group_name varchar(20) 不允许为空 用户组名称
group_power varchar(100) 不允许为空 用户组权限表，内容为功能表f_id的集合
用户表(User_table)
名称 类型 约束条件 说明
user_id int 无重复 用户标识，主键
user_name varchar(20) 无重复 用户名
user_pwd varchar(20) 不允许为空 用户密码
user_type int 不允许为空 所属用户组标识，和User_group.group_id关联
说明：其中，按部门的不同职位设置不同权限的用户组，如某个用户组为“市场部业务员”，该用户组的用户可在流程“报销申请”中发送报销申请。
2)尽管流程中的公文分为文件和表单2种格式，但是每个文件/表单都应该有其唯一标识，名称等属性。所以，我们把公文抽象化，把这2种格式的公文的共有属性提取出来建立一张公文表。
公文表(Document_table)
名称 类型 约束条件 说明
doc_id int 无重复 公文标识，主键
doc_name varchar(50) 不允许为空 公文名称
doc_type char(1) 不允许为空 公文类型
doc_type字段用来辨别公文格式，目前只有2种格式，可设“1”表示文件格式，“2”表示表单格式。估计未来新增公文格式不会太多，所以该字段只需一位字符。文件格式的公文一般是在文件内固定好格式，我们可用一个二进制的字段直接保存整个文件的内容。文件格式的公文需要建一个表来保存相关信息，其大致数据表如下：
文件表(File_table)
名称 类型 约束条件 说明
file_id int 无重复 文件标识，主键
file_name varchar(50) 不允许为空 文件名称
file_value binary 不允许为空 文件内容
……
表单格式的公文要让用户自己定义表单格式，确定表单中的表项。有两种方法来实现：
①每当用户建立一个新格式的表单时，就新建立一个表，把用户输入的表单表项当作该表的字段。这种方式的优点是表单查询速度较快方便，业务逻辑层的开发量较小。缺点是不太灵活，如果企业所使用的不同格式的表单较多(>20种)，整个数据库的结构显得比较混乱，而且大部分表单中都有相同的字段，这样也增加了数据冗余。这种方式的数据建模如下：
表单总表(Sheet_table)
名称 类型 约束条件 说明
sheet_id int 无重复 表单标识，主键
sheet_name varchar(50) 不允许为空 表单名称
table_name varchar(20) 不允许为空 表单子表名，如Sub_table1/Sub_table2
表单子表1(Sub_table1)
名称 类型 约束条件 说明
sub_id int 无重复 表单子表标识，主键
option1 varchar 不允许为空 表单表项1
option2 varchar 不允许为空 表单表项2
option3 varchar 不允许为空 表单表项3
……
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